Wie Generalunternehmer eine klare und effiziente Kommunikation mit Kunden sicherstellen

: Der effiziente Austausch mit Auftraggebern kann mit wenigen Schritten gesichert werden. (Bild: planradar)

Jedes Bauunternehmen weiß, dass der transparente Austausch mit Auftraggeber:innen essenziell für die erfolgreiche Durchführung von Bauvorhaben ist. Denn gute Kommunikation stellt einen reibungslosen Ablauf sicher und beugt teuren Missverständnissen vor. Doch wie geht richtige Kommunikation mit Kund:innen im Bauwesen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Generalunternehmen für eine klare und effektive Kommunikation mit dieser wichtigen Gruppe sorgen.

Warum eine transparente Kommunikation mit Auftraggebern für Bauunternehmen wichtig ist

Die Gründe für einen effizienten Austausch mit Kund:innen sind rasch erklärt:

Missverständnisse und Fehler können vermieden werden: Es ist kein Geheimnis, dass eine offene und klare Kommunikation dazu beiträgt, dass Missverständnisse und Konflikte am Bau und im Büro vermieden werden. Gerade bei komplexen Unterfangen wie Bauprojekten ist das sehr wichtig. Denn jeder Fehler kann potenziell viele Mehrkosten verursachen.

Wer also einen transparenten Austausch von Informationen sicherstellt, legt die Grundlage für einen reibungslosen Projektablauf. Dazu zählt auch, dass sowohl Auftraggeber:in als auch Generalunternehmer:in klare Zielsetzungen, Erwartungen und Richtlinien kommunizieren – nicht nur, was den Bauverlauf an sich, sondern auch die dazugehörige Kommunikation betrifft.

Auftraggeber fühlen sich gehört und verstanden: Wenn Bauunternehmen auf die Bedürfnisse und Anliegen ihrer Kund:innen eingehen und entsprechend darauf reagieren, fühlen sich diese verstanden. Das trägt dazu bei, eine positive Beziehung zu den Kund:innen aufzubauen und zu pflegen. Darüber hinaus wächst mit dem offenen und direkten Austausch von Informationen auch das gegenseitige Vertrauen. Gerade bei der Arbeit mit neuen Kontakten sollte dieser Aspekt nicht unterschätzt werden.

Wie Sie als Bauunternehmen eine effiziente Kommunikation mit Ihren Kunden sicherstellen

Hier sind einige Best Practices für eine effiziente Kommunikation von Bauunternehmen mit ihren Auftraggeber:innen:

Kommunikationskanäle etablieren: Bei vielen Bauprojekten kommt es zu Missverständnissen und Verzögerungen, weil die beteiligten Personen und Unternehmen Informationen auf verschiedenen Wegen austauschen. Die Folge: Wichtige Daten kommen mitunter nicht oder zu spät bei den relevanten Parteien an.

Darum ist es wichtig, dass Sie von Anfang an im Austausch mit Ihren Kund:innen gemeinsame Kommunikationskanäle oder Plattformen festlegen, die von allen Beteiligten verwendet werden. Nutzen Sie effizienzsteigernde Generalunternehmer-Software wie PlanRadar, um Daten multimedial zu erfassen und in Echtzeit mit anderen Projektbeteiligten zu kommunizieren.

Die Kommunikation per E-Mail ist in vielen Fällen nicht ausreichend, da wichtige Informationen oft in Posteingängen verloren gehen. Gänzlich abzuraten ist vom Datenaustausch via WhatsApp, da er nicht DSGVO-konform erfolgt und der Verlust wichtiger Informationen hier am größten ist.

Fixe Strukturen für Erfassung und Übermittlung von Daten festlegen: Bei vielen Bauprojekten kommt es zu Problemen, da Informationen nicht nach einheitlichen Schemen erfasst und verarbeitet werden. So werden Daten zum Beispiel oft unvollständig erfasst oder gehen beim Übertrag in ein digitales Format verloren. Dem beugen Generalunternehmer vor, indem sie fixe Regeln für den Austausch von Daten etablieren. Einheitliche Formulare wie Checklisten und Vorlagen für das Berichtswesen sind hier oft der Schlüssel zum Erfolg. Dies unterstützt auch eine präzise Kommunikation, indem unnötige Details weggelassen werden.

Regelmäßige Kommunikation: Die besten Kommunikationskanäle nutzen wenig, wenn sie nicht eingesetzt werden. Sorgen Sie dafür, dass ein regelmäßiger Austausch mit Ihren Auftraggebern stattfindet. Halten Sie Ihre Kund:innen über den Fortschritt der Bauarbeiten auf dem Laufenden und holen Sie zeitnah Feedback ein. Dazu zählt selbstverständlich auch, dass Sie schnell auf Anliegen oder Probleme reagieren.

Alles dokumentieren: Baubesprechungsprotokolle, Mängelanzeigen, Übergabeprotokolle und mehr – bei Bauprojekten werden sehr viele Prozesse genauestens dokumentiert. Das hat auch einen guten Grund, etwa wenn es um die Klärung der Zuständigkeit für auftretende Baumängel geht.

Trotzdem kommt es häufig vor, dass sich bestimmte Sachverhalte und Verantwortlichkeiten im Nachhinein nicht immer eindeutig klären lassen. Stellen Sie somit sicher, dass sie auch die Kommunikation mit Ihren Auftraggeber:innen immer schwarz auf weiß belegen können, um im Zweifelsfall darauf zu verweisen.

Zusammenfassung

Für Generalunternehmer:innen und andere Unternehmen in der Baubranche ist eine effiziente Kommunikation mit Auftraggeber:innen von großer Bedeutung. Denn sie trägt entscheidend dazu bei dass Verzögerungen, Konflikte und andere Herausforderungen bei Bauvorhaben minimiert werden. Eine guter Austausch mit Auftraggebern ist jedoch nur ein Teilaspekt – denn gute Kommunikation sollte alle Beteiligten eines Bauprojekts umfassen, von den eigenen Mitarbeitern:innen bis hin zu Subunternehmer:innen.

Wir hoffen, dass dieser Artikel ein nützlicher Ausgangspunkt für die Verbesserung der Kommunikation mit Ihren Kund:innen war und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Bauprojekten!