Das Home Office – Tipps zur Ausstattung, Vor- und Nachteile

Früher mussten Erwerbstätige unbedingt „aufs Kontor“, da nur dort die notwendigen Maschinen und Kontakte vorhanden waren. Dank der Entwicklung der Kommunikationstechnik und Elektronik arbeiten Menschen heutzutage jedoch häufig ganz oder teilweise von zuhause aus.

Die Ausstattung eines Heimarbeitsplatzes

Wer ein Büro zuhause einrichtet, muss sich über die zu leistenden Aufgaben im Klaren sein. Eine wichtige Unterscheidung ist beispielsweise, ob in dem Raum Kunden empfangen werden sollen oder ob es ein rein persönlicher Arbeitsplatz sein soll. Dies wird am Beispiel eines wichtigen Elements des Home Office deutlich:

• Wird ein Schreibtisch nur vom Arbeitnehmer genutzt, sollte dieser ihn seinen persönlichen Bedürfnissen anpassen, beispielsweise durch Schubladen, Fächer, Größe und Aufstellung (an der Wand, vor dem Fenster)
• Dient er hingegen dem Kundenkontakt, kann man einen Konferenztisch dafür einsetzen (beispielsweise rund in der Form, in der Mitte des Raumes platziert)

Der Raum selbst sollte ebenfalls, beispielsweise durch die Gestaltung, auf Kundenkontakt ausgerichtet werden. Grundsätzlich muss ein Home Office ruhig gelegen, groß genug und hell sein. Es sollte ein separates Zimmer genutzt werden, bei ausschließlich persönlicher Benutzung kann der Arbeitsplatz auch in ein Wohn- oder Schlafzimmer verlagert werden.

Neben dem Tisch ist die Beleuchtung zu beachten. Hier kann man mit LED-Lampen bei langen Arbeitszeiten Geld sparen. Ein bequemer, ergonomisch geformter Bürostuhl mit Rollen ist ratsam, welcher in der Höhe verstellbar sein sollte. Ablagen für wichtige Unterlagen und Dokumente müssen mit Bedacht ausgewählt werden. Regale oder Schränke müssen vor Kindern oder Haustieren „sicher“ sein.

Weiterhin ist ein PC mit ergonomisch geformter Tastatur notwendig. Abhängig von der Ausrichtung des Arbeitsplatzes kann man zur technischen Ausstattung viele Ratschläge geben, detaillierte Home Office-Hilfe bietet beispielsweise auch das Unternehmerportal von Lexware. Grundsätzlich sollten technische Geräte wie Drucker, Scanner, eventuell ein Fax, vorhanden sein. Es lohnt sich, über die Anschaffung eines Multifunktionsgerätes nachzudenken. Bei allem technischen Gerät sind Folgekosten (Stromverbrauch, Geschwindigkeit, Druckerpatronen) zu bedenken. Bei Kundenkontakten können auch Beamer oder Whiteboards, bei Arbeiten am PC kann ein zusätzlicher Bildschirm sinnvoll sein.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Arbeitgeber

• sparen Kosten für Büroraum, der anderweitig genutzt werden kann
• müssen jedoch auch Kosten (EDV, Internet, Mietzuschuss) übernehmen
• Arbeitnehmer
• sparen Kosten und Zeit (Weg zum Büro, Benzin, Auto)
• erreichen Flexibilität und Familiennähe
• müssen mit sozialer Vereinsamung und fehlenden Kontakten (privat, Kunden, Mitarbeiter) zurechtkommen
• müssen die Arbeit von der Arbeit abgrenzen und dürfen sich nicht ablenken lassen (Kühlschrank, Familie)
• können vieles im Home Office als Werbungskosten bei der Steuererklärung absetzen (1250 Euro im Jahr für häusliches Arbeitszimmer, Urteil des FG Rheinland-Pfalz vom 19.1.2012, Az. 4 K 1270/09)

Fazit

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten Ausrichtung und Bedingungen in Gesprächen zusammen abklären. Wichtig ist es insbesondere, die Kosten eines Home Office mittel- und langfristig zu kalkulieren. Die Lösung in Erwägung ziehen, ist jedoch modern und kann sich für beide Seiten auszahlen.

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